Audyt wewnętrzny czy zewnętrzny? A może dwa w jednym?

Audyt jest pojęciem, które brzmi bezdusznie, proceduralnie, surowo i poważnie. Nie wzbudza entuzjazmu. Nie ma pozytywnych konotacji i skojarzeń jak o nim mówimy. Raczej ich nie lubimy niż się na nie cieszymy. Nie jest to wydarzenie, na które czekamy. 

Szkoda! I nie musi tak być.

Z pojęciem merytorycznie i praktycznie, spotkałam się pracując przez 14 lat w korporacjach. To właśnie pracownicy tych organizacji oswojeni są z audytem najbardziej. Na wieść o planowanym audycie zewnętrznym realizowanym przez zatrudnionych do tego zadania konsultantów w moich działach, obszarach czy zespołach myślałam tylko „kilka dni mamy w plecy, musimy cisnąć do przodu, bo zawalimy terminy:)”.

Wielokrotnie miałam poczucie zmarnowanego czasu i wyrzuconych w błoto pieniędzy tylko po to, żeby audytor wyciągnął ze mnie informacje, poznał ze szczegółami moją prace, zasady, reguły, procesy…. Trochę był dla mnie jak szpieg, który ma przeniknąć do gangu i wyciągnąć informacje:). Sprawdzić mnie. 

Był to dla mnie bezużyteczny i czasochłonny proces. 

Dlaczego?

• audyt zajmował mój cenny czas tylko nie wiadomo było po co?
• audytor często nie miał wyobrażenia o obszarze nad którym pracował
• stawiał się w pozycji autorytetu 
• proponował rozwiązania, które jego zdaniem były najlepsze bez uwzględnienia specyfiki branży
• bagatelizował potrzeby, rekomendacje i oczekiwania zespołu
• nie przedstawiał planu działania 
• na audycie się zaczynało i kończyło

Nie takie jest moje wyobrażenie i oczekiwania względem efektywności i skuteczności prac audytorskich.  

Audyt wewnętrzny to była dla mnie wizyta kolegów i koleżanek, którzy otrzymali wytyczne do przepytania mnie na okoliczność jakiegoś newralgicznego punktu mojej pracy mającego najczęściej związek z pieniędzmi lub jakością wytwarzanego w ramach organizacji produktu. Myślałam, coś pewnie robimy źle skoro nam wysyłają audytorów, sprawdzają nas, może chcą się kogoś pozbyć i szukają argumentów albo chcą znaleźć kozła ofiarnego. Czułam, że jestem oceniana a nie wspierana. 

Pomysł na audyt wewnętrzny jest genialny w swojej prostocie. Dobrze przygotowany może zdziałać cuda. Brak zrozumienia wśród pracowników co do idei, zasad i oczekiwanej użyteczności dla nich, sprawia, że traktują go jak intruza, zło konieczne, temat, który trzeba odwalić. 

Dla mnie jednak audyt ma zupełnie inne oblicze, to coś dużo więcej. To narzędzie, które włożone w ręce właściwej osoby staje się kluczem do efektywnej firmy. Sprawdzanie zgodności to jedno, a gdyby tak audyt stał się siłą napędową zmiany, która pociąga za sobą szybszy rozwój i wzrost. 

Ciekawi jesteście, jak to zrobić i co musi się wydarzyć?

Obserwuję rosnącą świadomość i otwartość przede wszystkich małych i średnich firm na współpracę.

Z roku na rok maleje obawa wśród przedsiębiorców przed „odkryciem się” czy ujawnieniem zawiłości swojego biznesu przed osobą z zewnątrz, która dołączą na pokład firmy tylko na określony czas. 

Daj sobie szansę i przestań się bać – to pierwszy krok.

Przedsiębiorca, który pędzi do przodu często nie zauważa wszystkich aspektów, które dzieją się w jego firmie po drodze, a które mogą spowodować nagłe zamieszanie i trudności w utrzymaniu płynności działania, nadążaniu za wzrostem lub gotowości do jeszcze większego, mogą stać się hamulcem i spowolnić rozpędzony pojazd.

Jeżeli czujesz, widzisz, że coś lub ktoś nie nadąża za rozwojem w Twojej organizacji to może być sygnał do spotkania z audytorem.

Masz poczucie, że coś jest nie tak, że Twój biznes nie działa tak jak tego oczekujesz, coś szwankuje, tracisz poczucie bezpieczeństwa i kontroli. Kręcisz się trochę w kółko. Podejmujesz różne działania, ale oczekiwanych efektów brak. 

To również jest dobry moment na telefon do przyjaciela audytora.

Podam Ci kilka przykładów, sprawdź, czy to znasz?

1. wszyscy ciągle mocno zabiegani a roboty nie ubywa

– zadajesz sobie pytanie czy to jest właściwy zespół? czy wystarczający do realizacji celów i zadań firmy?  czy wszyscy nadążają? czy nadal pasują do organizacji i jej nowych wyzwań?

2. zgrzyty w zespole i przepychanki, kto ma to zrobić, kto za to odpowiada

– czy zespół zna swoje zakresy zadań? wie za co odpowiada i rozumie odpowiedzialność? może obowiązki na przestrzeni czasu się zmieniły tak jak Twój biznes?

3. ktoś zapomniał, ktoś nie wiedział, ktoś się spóźnił…

jak wyglądają procesu w firmie? czy je znacie, nazywacie i usprawniacie? jaki system je wspiera? czy wszyscy go znają i z niego korzystają? 

4. segregatory pękają w szwach

płacisz za systemy wspierające działania operacyjne, ale jak potrzebujecie coś znaleźć to google, dropbox, onedrive, trello, asana, monday, …. gdzie to jest, ktoś na coś czeka, ktoś czegoś szuka, ktoś materiałów do realizacji wypatruje. jak zarządzasz danymi w procesie wytwarzania?  gdzie je archiwizujesz? jak nadajesz uprawnienia i dostępy?

5. każdy mówi, że dużo robi, ale czy osiąga swoje cele, czy realnie wpływa na rozwój firmy

– jakie masz cele? jakimi projektami je zrealizujesz? jak zmierzysz, czy zostały osiągnięte? jakie wyzwania i targety stawiasz przed zespołem?

6. prowadzisz firmę z dnia na dzień? 

 gdyby tak wskaźniki biznesowe pomogły Ci lepiej zarządzać biznesem!

7. wydajesz pieniądze jak jest taka potrzeba? inwestujesz, jak uznasz, że to mam sens? wprowadzasz nowe produkty i usługi? planujesz nowe projekty?

gdyby tak zrobić budżet i zaplanować wydatki i inwestycje związane ze strategią firmy, żeby Twój biznes był przewidywalny.

8. Prowadzisz firmę rodzinną? Marzysz o kontynuacji Twojego dorobku?

Myślisz o stabilności i bezpieczeństwie Twoim i Twoich bliskich oraz pracowników? Chcesz zapewnić firmie konkurencyjność i perspektywę rozwoju? To również może być dobry moment na przygotowanie siebie, rodziny i zespołu do realizacji wyzwań z tym związanych.

9 etapów w procesie audytu i wdrożenia

1. Rekonesans w organizacji 

To czas, w którym jestem trochę cieniem, rozmawiam, podpytuję, obserwuję codzienne życie organizacji. Może się wydawać, że marnuję czas, ale to bezcenne doświadczenie, które pozwala mi spotkać się z ludźmi, nawiązać relację z zespołem, zbliżyć się i poznać pierwsze ich uwagi, potrzeby, w bardzo krótkim i intensywnym procesie. Znaleźć bolące miejsce, które chcemy wyleczyć. Zespół widzi i wie dużo więcej, niż możemy sobie wyobrażać. Dobrze zrealizowany rekonesans procentuje w realizacji dalszej części przedsięwzięcia i ma wpływ na każdy następny etap procesu.

2. Audyt w wybranym obszarze

Rekonesans pozwala dostrzec, jeżeli przedsiębiorca nie jest tego pewien, jakiem obszarowi musimy przyjrzeć się uważniej, gdzie coś może nie gra albo szwankuje. Audytujemy zidentyfikowane ognisko zapalne finanse, procesy, operacje, narzędzia, procedury, zespół czy inne zdiagnozowane.

3. Analiza potrzeb interesariuszy

Wspominałam już, że najgorsze w audytach jakie przeżywałam było oderwanie działań audytorów od potrzeb interesariuszy. Jaki ma to wtedy sens, dla mnie żaden, sztuka dla sztuki. Rekonesans i audyt jakie realizuje w pierwsze kolejności pozwalają mi zebrać potrzebne dane od właścicieli, zespołu, klientów czy partnerów biznesowych, jeżeli są akurat w wybrany obszar audytu zaangażowani, czy innych zidentyfikowanych interesariuszy, którzy mają wpływ na firmę lub firma na nich. Unikam jak ognia robienia czegoś co nikomu nie służy. Uwielbiam i celebruję jak widzę, że to nad czym pracuję działa i żyje w organizacji. 

4. Strategia i Cele

Mając już potrzebne informacje pozyskane podczas rekonesansu, audytu i analizy potrzeb interesariuszy przystępujemy do określenia celu jaki chcemy osiągnąć w dalszym etapie pracy, nadania priorytetu, jeżeli jest ich kilka i ustalenia strategii działania jaka będzie skuteczna i akceptowalna dla tej konkretnej firmy, z którą pracuję.

5. Czas realizacji

Proces ma swój początek i koniec. Ustalamy przewidywany czas wdrożenia i mojej obecności w organizacji. To za ten czas również się rozliczamy.

6. Narzędzia wdrożeniowe

W realizacji zdania jakie jest mi powierzone wykorzystuję narzędzia, które są znane i stosowane w zespole, jeżeli projekt nie wymaga innych dla osiągnięcia maksymalnego efektu. Dopasowanie się do systemów, które są użytkowane, pozwala zminimalizować stres związany z dodatkową zmianą.

7. Zespół projektowy

Zespół jest dla mnie najważniejszy. Tworzę rozwiązania, które są szyte na miarę. Nie narzucam tylko współtworzę je z ludźmi, którzy budują organizację i którzy będą tych rozwiązań używać. Nic o nich bez nich to jedna z moich zasad. Zespół jest od początku do końca zapoznany z procesem i jego kolejnymi etapami.

8. Plan wdrożenia

Przystępujemy do działania!

9. Serwis powdrożeniowy

Istotnym aspektem mojej pracy jest transfer wiedzy do zespołu oraz moja dostępność po wyjściu z organizacji. Dajemy sobie czas na sprawdzenie jak działają nowe rozwiązania. Reagujmy na wypadek powstałych trudności, których nie mogliśmy przewidzieć w trakcie trwania prac przygotowawczych. 

Rozwiązanie to jest odpowiedzią na trudności z jakim spotykałam się podczas audytów w korporacjach, z którymi współpracowałam i pozwala zaspokoić potrzeby 

• transparentnej komunikacji z zespołem
• znajomości poszczególnych etapów procesu
• włączenia aspektów branżowych przy wdrożeniu
• respektowania potrzeb interesariuszy
• realizacji ustalonego celu 
• współpracy i współtworzenia pasującego rozwiązania
• planowania działań
• użyteczności i skuteczności 
• namacalnych efektów pracy
• poczucia wpływu, wsparcia i progresu 

Audyt wewnętrzny czy audyt zewnętrzny? To źle postawione pytanie. One się uzupełniają nie wykluczają.

Możesz też mieć coś więcej wybierając rozwiązanie wdrożenia opartego na audycie.